Mỹ Phẩm Nhật

Review Hướng dẫn cách viết Email, bố cục nội dung chuẩn bằng tiếng Nhật 2023

Cùng mục Mỹ Phẩm Nhật của Mypham.tv tìm hiểu # Hướng dẫn cách viết Email, bố cục nội dung chuẩn bằng tiếng Nhật, #Hướng #dẫn #cách #viết #Email #bố #cục #nội #dung #chuẩn #bằng #tiếng #Nhật
nhé!

Mục lục

Review Hướng dẫn cách viết Email, bố cục nội dung chuẩn bằng tiếng Nhật 2023

Viết mail tiếng Nhật thật sự không khó nếu bạn nắm bắt được quy tắc của nó. Đầu tiên, hãy học từ mẫu email đơn giản nhất nhé. Lưu ý, chúng mình sẽ dịch từng câu sang tiếng Việt, đôi khi có một số câu nghe hơi không giống tiếng Việt mình thường sử dụng lắm do đó l̸à những cụm từ thường dùng trong tiếng Nhật.

Mẫu email thường thấy trong tiếng Nhật

件名: 本日ほんじつのおれい
本文ほんぶん
株式会社かぶしきがいしゃワサビやまたけしさま

いつもお世話せわになります。
合同会社ごうどうがいしゃだん松本まつもとです。

本日ほんじつちょうなおかんをありがとうございました。
まだまだだいのこっておりますが、
御社おんしゃのおやくてるようこん尽力じんりょくしてまいります。
どうぞこんともよろしくおねがいいたします。

いそぎ、本日ほんじつのおれいのみで失礼しつれいいたします。

―――――――――――――――――

3296-3
TEL: +81-99-9999-9999
Email: [email protected]
URL: http://www.wasabi-jpn.com/
―――――――――――――――――

Bản dịch

Tiêu đề: Cám ơn ngài đã dành thời gian cho hôm nay

Thân bài:

Gửi anh Yamada của công ty TNHH Wasabi

Chúng tôi cám ơn sự giúp đỡ của anh trong thời gian qua.

Tôi l̸à Matsumoto từ công ty TNHH Dan.

Cám ơn anh đã dành thời gian cho ngày hôm nay.

Tuy vẫn còn một chút vấn đề, nhưng chúng tôi sẽ cố gắng đóng góp hết sức cho quý công ty.

Trên đây l̸à đôi dòng bày tỏ sự cảm kích (của chúng tôi) cho ngày hôm nay.

―――――――――――――――――
Dan LLC. Dan Matsumoto
3296-3 Honkojimachi, Shimabara, Nagasaki, Japan
TEL: +81-99-9999-9999
Email: [email protected]
URL: www.wasabi-jpn.com
―――――――――――――――――

Giải thích

Chúng mình sẽ giải thích kĩ hơn về mẫu email phía trên. Một điểm khác cần lưu ý: Một trong những điểm khác biệt lớn giữa email trong tiếng Nhật ҩà tiếng Việt/tiếng Anh l̸à bạn phải xuống dòng khi mỗi câu chứa khoảng 15 đến 25 kí tự.

件名けんめい本日ほんじつのお

Tiêu đề: Bạn nên tóm tắt email của mình trong một câu ngắn

本文:
株式会社かぶしきがいしゃワサビやまたけし

Thân bài: Đầu tiên, bạn phải đề gửi người nhận email. Sau đó bắt đầu một đoạn văn mới.

いつもお世話せわになります。
合同会社ごうどうがいしゃだん松本まつもとです。

Tiếp theo, bạn giới thiệu mình l̸à ai đi kèm với một câu chào thường thấy trong kinh doanh. Sau đó, lại bắt đầu một đoạn văn mới.

本日はちょうなおかんをありがとうございました。
まだまだだいのこっておりますが、
御社おんしゃのおやくてるようこん尽力じんりょくしてまいります。
どうぞこんともよろしくおねがいいたします。

Lúc này, bạn mới bắt đầu viết ra điều mình muốn nhắn gửi. Tốt hơn hết l̸à bạn chỉ nói về một chủ đề trong một email để dễ dàng truyền tải thông điệp của mình hơn. Tuy nhiên, nếu bạn muốn đề cập đến nhiều chủ đề khác nhau, hãy xuống dòng khi viết về mỗi chủ đề đó.

いそぎ、本日ほんじつのおれいのみで失礼しつれいいたします。

Cuối cùng, bạn kết thúc email bằng một lời chào.
Đây l̸à l̸à mẫu email cơ bản. Hãy luôn nhớ cấu trúc: Chủ đề, Người nhân, Giới thiệu, Thân bài ҩà Kết bài.

Bạn có thể tham khảo một số mẫu câu dưới đây

Chủ đề

…のけんについて / Về việc…

コンペさんけんについて – Về việc tham gia Cuộc thi

新規プロジェクトのけんについて – Về dự án mới

10日かいけんについて – Về cuộc họp ҩào ngày 10

… のおねがい / Yêu cầu …

アポイントメントのおねがい – Yêu cầu/Xin một lịch hẹn

見積発行のおねがい – Yêu cầu/Xin gửi bảng báo giá

領収書のお願い - Yêu cầu/Xin gửi Hóa đơn

… のご案内あんない / Thư mời tham dự …

セミナー開催かんさいのご案内 – Thư mời tham dự hội thảo

交流のご案内 – Thư mời tham dự tiệc giao lưu

忘年会のご案内 – Thư mời tham dự Tiệc cuối năm

… の確認かくにん / Xác nhận về việc …

仕様の確認 – Xác nhận thông số kĩ thuật

納期の確認 – Xác nhận thời hạn hoàn thành/deadline

搬入予定日の確認 – Xác nhận thời gian giao hàng

… についてのわせ/ Thắc mắc về…

新商品についての問い合わせ- Thắc mắc về sản phẩm mới

採用についての問い合わせ – Thắc mắc về vấn đề Tuyển dụng

支払いについての問い合わせ – Thắc mắc về việc Thanh toán

… のおれい / Cám ơn …

本日のお礼 – Cám ơn đã dành thời gian cho hôm nay

面談のお礼 – Cám ơn về buổi họp

発注はっちゅうのお礼 – Cám ơn đã đặt hàng

… のおび / Xin lỗi …

納期遅のおび – Xin lỗi vì đã giao hàng chậm trễ

商品破損のお詫び – Xin lỗi vì sản phẩm bị hư hại

接続障害のお詫び – Xin lỗi vì lỗi kết nối

… のおらせ / Thông báo …

休暇のお知らせ – Thông báo tạm nghỉ

住所変更のお知らせ – Thông báo thay đổi địa chỉ

営業時間変更のお知らせ – Thông báo thay đổi giờ l̸àm việc

Một số nhãn
きゅう [Gấp]
じゅうよう [Quan trọng]
社外しゃがい [Tuyệt mật]
ぎょうがい [Riêng tư]
再送さいそう [Gửi lại]
わせ] [Thắc mắc]
回答かいとう [Giải đáp]

Cách gọi người nhận

Viết cho người ngoài công ty
Lịch sự 株式会社ワサビ 代表取締役松本様
Trung bình 株式会社ワサビ 松本様
Thân mật 松本様

Thứ tự: Tên cơ quan/công ty/tổ chức, họ của người nhận kèm hậu tố「様」. Phải có khoảng trắng giữa tên công ty ҩà họ của người nhận. Cuối câu không sử dụng dấu phẩy [,] hay dấu câu nào khác như trong email tiếng Việt ҩà tiếng Anh. Câu viết càng dài thì càng trang trọng. Nếu bạn đang viết email lịch sự ҩà trang trong, bạn có thể thêm tên của người nhận, chức danh (giám đốc, trưởng phòng…) ҩà bộ phận người nhận đang l̸àm việc.

Mẫu:
株式会社ワサビ 松本様、常盤様
株式会社ワサビ松本様、 常盤様、岩本様
株式会社ワサビ セルフサポート有明ワークス
松本様、常盤様
株式会社ワサビ セルフサポート有明ワークス
松本様、常盤様、岩本様
株式会社ワサビ 松本様合同会社暖 徳永様

Luôn cố gắng giữ vững cấu trúc: Xuống dòng nếu một dòng chứa 15 – 25 kí tự.

Viết mail cho nhiều người nhận
各位 Gửi mọi người
関係者各位 Gửi những ai liên quan
取引先各位 Thân gửi tất cả quý khách hàng
営業部各位 Gửi Phòng kinh doanh

「各位」 khá quan trong. Từ này vừa thể hiện sự tôn trọng của bạn, mà bạn cũng không cần phải thêm từ 「様」.

Khi bạn không biết ai chịu trách nhiệm chính (hoặc khi thắc mắc lần đầu về vấn đề nào đó)

Lịch sự – 株式会社ワサビ御中 – Gửi đại diện công ty TNHH Wasabi

Trung bình – ご担当者様 – Gửi Ông/Bà

「御中」 l̸à một từ quan trọng có thể thể hiện sự tôn trọng của bạn. Tuy nhiên, trong đa số email công việc, 「ご担当者様」 cũng có thể sử dụng ҩà trông khá chuyên nghiệp. 「御中」 phù hợp hơn trong quan hệ kinh doanh.

Viết mail cho Sếp hoặc Đồng nghiệp

Lịch sự – 松本支店長 – Gửi Giám đốc chi nhánh Matsumoto

Thân mật – 松本さん – Gửi anh Matasumoto

Khi bạn thêm chức danh ҩào thì email sẽ trông trang trọng hơn. Còn nếu sự dụng hậu tố「さん」 thì sẽ thân mật hơn.

Giới thiệu

Với tư cách l̸à người đại diện cho Công ty/Tổ chức

いつもお世話になります。株式会社ワサビの松本です。

Cám ơn ông đã luôn hỗ trợ chúng tôi.Tôi l̸à Matsumoto đến từ Công ty TNHH Wasabi.

Đây l̸à mẫu câu thường dùng nhất. Trong email đầu tiên, bạn nên viết: 「はじめまして。ワサビのとします。」. Những trường hợp khác, bạn đều có thể sử dụng mẫu câu trên.

Với tư cách độc lập

いつもお世話になります。松本です.

Bạn có thể dùng mẫu câu trên (thay bằng tên công ty/tổ chức). Khi viết mail với tư cách độc lập, thì cách viết như vậy có thể hơi lịch sự, nhưng lịch sự lúc nào cũng l̸à điều tốt mà. Nếu bạn thích thân mật hơn thì bạn có thể bỏ phần giới thiệu.

Câu kết

取りいそぎ、… のみで失礼しつれいいたします。- Đây l̸à đôi dòng …

以上、ご確認かくにんをおねがいいたします。- Xin hết. Vui lòng xác nhận những gì chúng tôi đã đề cập.

以上、こんともよろしくおねがいいたします。- Xin hết. Chúng tôi mong mối quan hệ giữa hai công ty sẽ luôn bền chặt.

Có khá nhiều câu kết nhưng chúng mình khuyến khích sử dụng các mẫu câu trên. Đây l̸à những mẫu thông dụng ҩà thiết thực nhất.

Thân bài

Về phần thân bài thì hơi khó vì mỗi email sẽ có nội dung khác nhau. Chúng mình hướng dẫn bạn một số mẫu thông dụng nhất nhé.

Yêu cầu một cuộc gặp mặt

件名: アポイントメントのおねが
本文ほんぶん
株式会社かぶしきがいしゃワサビいしさま

いつもお世話せわになります。
合同会社ごうどうがいしゃだん松本まつもとです。

大変たいへんたせいたしましたが、
先日せんじつらいいただいたつもりしょ完成かんせいいたしました。
何点なんてんちょくせつ説明せつめいしたいところがありまして、
よろしければ下記かき日程にっていすこしおかんいただけないでしょうか。

4がつ1日ついたち9時くじ12じゅうに
4がつ2日ふつか13じゅうさん17じゅうなな
4がつ3日みっか10じゅう17じゅうなな

いそがしいところ恐縮きょうしゅくですが、ご調ちょうせいいただけますとさいわいです。

じょう、ご確認かくにんをおねがいいたします。

―――――――――――――――――
合同会社ごうどうがいしゃだん松本まつもとだん
長崎県島原ながさきけんしまばら本光ほんこうまち 3296-3
TEL: +81-99-9999-9999
Email: [email protected]
URL: http://www.wasabi-jpn.com/
―――――――――――――――――

Chủ đề: Yêu cầu một buổi gặp mặt

Thân:

Gửi anh Ishida của công ty TNHH Wasabi

Cám ơn anh đã luôn giúp đỡ trong thời gian qua.
Tôi l̸à Matsumoto đến từ Công ty TNHH Dan

Dù đã để anh chờ lâu,
Nhưng chúng tôi đã hoàn thành những yêu cầu của anh hôm trước.
Có một số điểm chúng tôi muốn giải thích trực tiếp với anh.
Anh có thể giành chút thời gian cho chúng tôi theo các khung giờ sau được không?

9:00 – 12:00 Ngày 1 tháng 4
13:00 – 17:00 Ngày 2 tháng 4
10:00 – 17:00 Ngày 3 tháng 4

Dù biết anh đang bận, nhưng chúng tôi sẽ rất cảm kích nếu anh có thể dành thời gian cho chúng tôi.

Xin hết. Xin vui lòng xác nhận thời gian gặp mặt như tôi đã đề cập.
―――――――――――――――――
Dan LLC. Dan Matsumoto
3296-3 Honkojimachi, Shimabara, Nagasaki, Japan
TEL: +81-99-9999-9999
Email: [email protected]
URL: www.wasabi-jpn.com
―――――――――――――――――

Xác nhận sự đồng ý về các thông số kĩ thuật

件名:よう確認かくにん (No. 123456)

本文:
株式会社かぶしきがいしゃワサビ宇治うじさま

いつもお世話せわになります。
合同会社ごうどうがいしゃだん松本まつもとです。

先日せんじつようしょのご説明せつめいありがとうございました。
社内しゃない検討けんとうしたけっ本内容ほんないよう問題もんだいございません。
つきましては、つもりしょ発行はっこうをおねがいできますでしょうか。
すうをおけしますが、よろしくおねがいいたします。

じょう、ご確認かくにんをおねがいいたします。

―――――――――――――――――
合同会社ごうどうがいしゃだん松本まつもとだん
長崎県島原ながさきけんしまばら本光ほんこうまち 3296-3

Subject: Xác nhận thông số kĩ thuật (No. 123456)
Body:
Gửi anh Uji của công ty TNHH Wasabi

Cám ơn anh đã luôn hỗ trợ trong thời gian qua.
Tôi l̸à Matsumoto đến từ công ty TNHH Dan.

Cám ơn sự giải thích rõ ràng của anh ngày hôm trước
Sau một ҩài cân nhắc nội bộ, chúng tôi đồng ý với các thông số kĩ thuật được nêu/
Không biết liệu anh có thể gửi giúp chúng tôi một bảng báo giá?
Chúng tôi xin lỗi vì đã l̸àm phiền, nhưng sẽ rất cảm kích trước sự hợp tác của anh.

Xin hết. Xin vui lòng xác nhận những gì chúng tôi đã đề cập ở trên.

―――――――――――――――――
Dan LLC. Dan Matsumoto
3296-3 Honkojimachi, Shimabara, Nagasaki, Japan
TEL: +81-99-9999-9999
Email: [email protected]
URL: www.wasabi-jpn.com
―――――――――――――――――

Khi bạn thắc mắc về một sản phẩm mới (tư cách cá nhân)

件名けんめいしんしょうひんについてのわせ
本文ほんぶん
担当者様たんとうしゃさま

はじめまして。松本まつもともうします。

ホームページであたらしいスマートフォンを
近日きんじつちゅう発売はつばいていだと拝見はいけんしました。
もしよろしければたいてき発売開はつばいかい始日しび
おおよそのだんおしえていただけないでしょうか。
おそりますが、よろしくおねがいします。

じょう、ご確認かくにんをおねがいいたします。

松本まつもと

Chủ đề: Thắc mắc về sản phẩm mới
Thân
Gửi Ông/Bà phụ trách,

[Một câu chào thường thấy trong tiếng Nhật]. Tôi l̸à Matsumoto.

Theo tôi thấy trên trang web của công ty, sắp tới công ty sẽ bán mẫu smart phone mới.
Nếu có thể, không biết ông/bà có thể cho tôi biết ngày phát hành cụ thể ҩà giá bán dự kiến được không?
Xin lỗi vì đã l̸àm phiền, nhưng tôi rất cảm kích trước sự hợp tác của ông/bà.

Xin hết. Xin vui lòng xác nhận điều tôi đã đề cập ở trên.

Dan Matsumoto

Thắc mắc/Giải đáp

拝啓はいけい」 ҩàげいl̸à gì?

Bạn có thể thấy các cụm trên khi dò từ điển từ “Dear” hay “Sincerely”. Các cụm từ này thường được dùng trong thư tay thay vì email. Vì vậy bạn có thể bỏ qua.

Nên dùng To, CC ҩà BCC như thế nào ở Nhật?

Bạn dùng tương tự như gửi email ở Viêt Nam thôi. Nhưng có một điểm cần lưu ý l̸à hầu hết các công ty Nhật đều chấp hành nghiêm ngặt Luật bảo vệ thông tin cá nhân. Hãy thật cẩn thận khi bạn cần phải sử dụng CC ҩà BCC. CC sẽ khiến những người khác nhìn thấy danh sách địa chỉ email khi bạn gửi theo list còn BCC sẽ giúp giấu địa chỉ email của những người được gửi.

Tham khảo : Wasabi-jpn, Isenpai

Related Articles

Back to top button